Dokumentkrav ved skibsregistrering

Som grundlag for optagelse af et skib kræves det, at der fremlægges et dokument, der beviser, at skibets ejer har ejendomsretten til skibet. Dokumentet kaldes for et adkomstdokument, og til det er der en række formelle krav.

Som udgangspunkt er der krav om anvendelse af formularerne

• Blanket I 3) (Bilbrev) (Ny blanket kommer snarest)
• Blanket I 1) (Skøde) (Ny blanket kommer snarest)
• Blanket I 2) (Bill of Sale) (Ny blanket kommer snarest)

som er godkendt af skibsregistrator.

Der er dog praksis for at fravige den formulartvang, hvis et tilsvarende udenlandsk Bill of Sale eller Builder’s Certificate indeholder de samme oplysninger som de godkendte formularer. Det er navnlig:

• Entydig identifikation af skibet
• Entydig identifikation af køber og sælger
• Entydig angivelse af tidspunktet for overgangen af ejendomsretten fra overdrager til modtager; tidspunktet kan i stedet angives/dokumenteres med kopi af en leverings- og overtagelsesprotokol
• Det skal oplyses, hvor mange parter af skibet, der overdrages. Fx er 100/100 et helt skib. Hvis halvdelen af skibet sælges, anføres det som 50/100

En faktura eller en købskvittering vil normalt ikke være tilstrækkeligt til at udgøre et adkomstdokument. Adkomstdokumentet skal normalt være udfærdiget på dansk, for at det kan blive registreret.

Adkomstdokumenter på svensk, norsk og engelsk accepteres dog normalt også.

Adkomstdokumenter på andre sprog må være oversat af en autoriseret eller godkendt oversætter. Både det originale dokument samt oversættelsen skal indsendes til Skibsregistret.

Det skal tydeligt fremgå af adkomstdokumentet, at ejendomsretten til skibet overgår fra sælger til køber. Ved nybyggede skibe evt. fra værft til bygherre.

Hvis adkomstdokumentet ikke angiver en dato for køber eller bygherres overtagelse af ejendomsretten, kan adkomstdokumentet suppleres af en leverings og overtagelses protokol (Protocol of Delivery and Acceptance), som oplyser overtagelsesdatoen. En leveringsprotokol underskrevet på vegne af hver af parterne, kan fremsendes pr. e-mail. Der er ikke krav om at underskriverne har tegningsret.

Adkomstdokumentet skal altid være underskrevet af den, der overdrager skibet (sælgeren eller værftet).

Adkomstdokumentet skal indleveres til Skibsregistret med overdragerens (sælgers eller byggeværfts) originale underskrift/er. Alle underskrifter skal være daterede med angivelse af dag, måned og år for underskriftstidspunktet. Underskriver/nes navne skal gentages med blokbogstaver, maskinskrift, stempel eller lignende.

Hvis overdrageren er en virksomhed, skal adkomstdokumentet underskrives af de tegningsberettigede for virksomheden. Hvis overdrageren er et partrederi skal alle partredere underskrive.

Adkomstdokumentet kan også underskrives af en person, der har fået fuldmagt til at underskrive. Det er da et krav, at der forevises original fuldmagt, og at fuldmagten er underskrevet af sælger, tegningsberettigede for sælger eller alle partredere.

Læs mere om formkrav til fuldmagter

Særskilt dokumentation for dansk virksomhed, en juridisk person eller anden flerhed af fysiske personer, hvis tegningsregel og tegningsberettigede er gengivet i CVR-registret skal ikke fremlægges, Skibsregistret kontrollerer selv underskrivers tegningsret ved opslag i CVR.

Hvis overdrager er en dansk forening, fond eller lignende uden angivelse af tegningsregel og tegningsberettigede i CVR, kan tegningsret for underskriverne dokumenteres ved notarbekræftelse eller ved indsendelse af vedtægter og daterede og underskrevne referater af generalforsamlinger. Der skal indsendes så mange referater af generalforsamling, som er nødvendige, for at dokumentere at underskriverne er valgte og har den nødvendige funktion i foreningen.

Hvis overdrager er en dansk kommune eller kommunal institution eller en region eller en regional institution kræves underskrift fra borgmester/regionsformand eller kommunaldirektør/regionsdirektør, medmindre der fremlægges fuldmagt for underskrivers underskriftberettigelse.

Hvis overdrager er en statslig myndighed, kræves normalt ikke særskilt dokumentation for underskriftsberettigelse.

Hvis overdrager er en udenlandsk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres ved, at en notar bekræfter identitet og tegningsret (Identity and Authority) for den, der underskriver på vegne af virksomheden.

Hvis notaren ikke er hjemmehørende i EU/EØS, skal notarens bekræftelse legaliseres eller apostilleres. Benyttes en notar inden for EU/EØS, er legalisering eller apostillering ikke nødvendig.

Tegningsret for udenlandske selskaber oprettet i EU/EØS-lande kan også dokumenteres ved fremlæggelse af kopi digital udskrift fra registret eller en originalt underskrevet bekræftelse fra det pågældende register.

Hvis udskriften eller bekræftelsen ikke er på dansk, svensk, norsk eller engelsk skal den normalt altid oversættes til dansk eller engelsk af en autoriseret eller godkendt oversætter.

Hvem der kan og skal underskrive afhænger af, hvem der underskrives for:

• Privatpersoner og enkeltmandsvirksomheder: Den enkelte person
• Selskaber: Skal underskrives af tegningsberettigede i henhold til tegningsregel
• Partrederier: Alle partredere skal underskrive – medmindre der er tale om pantsætning alene af den pågældende partreders part af skibet
• Foreninger, kommanditselskaber, interessentskaber o. lign: Der skal underskrives i henhold til vedtægter af personer udpeget i henhold til vedtægter.
• Kommuner: Skal underskrives af borgmester, kommunaldirektør eller i henhold til direktiver/fuldmagt givet af borgmester eller kommunaldirektør
• Stat: Skal underskrives for en af registreringen relevant embedsmand.

Et vitterlighedsvidne er en person, der ved sin underskrift bekræfter at underskriften er dokumentudstederens og at underskriftens dateringen er rigtig. Hvis dokument udsteder er en fysisk person, skal vitterlighedsvidnet også bekræfte underskrivers myndighed.

En person, der kan have en særlig økonomisk interesse i transaktionen eller er ægtefælle til underskriver, accepteres ikke af skibsregistret som vitterlighedsvidne.

Vitterlighedsvidnernes navne, stilling og bopæl skal angives, ligesom vidnernes navne skal gengives med blokbogstaver, stempel eller maskinskrift.

Skriver en dansk advokat under som vitterlighedsvidne, skal titel, navn og forretningsadresse tydeligt fremgå.

Påtegner en notar dokumentet, skal påtegningen skal være underskrevet og påført stempel.

Danmark

• 2 vitterlighedsvidner
• 1 advokat med dansk bestalling
• 1 notar

Øvrige lande

• 2 vitterlighedsvidner, samt kopi af hvert vidnes pas.
• 1 notar

Skibsregistret skal have dokumentation for, hvem der har ejet skibet, helt tilbage til skibets levering fra værftet eller til skibet senest var registreret i dansk register eller Fartøjsfortegnelsen. Dokumentationen skal fremstå som en ubrudt række.

Dokumentationen for tidligere ejere kan ske  ved fremlæggelse af dokumentation for tidligere overdragelser med kopi af skøder/slutsedler/kvitteringer/bilbrev mv. Alternativt kan de tidligere ejere udfylde en erklæring på blanket II, 5) (Ny blanket kommer snarest), hvor de bekræfter, hvornår de købte skibet, hvem de købte skibet af, og hvem de solgte det til efterfølgende. Erklæringen skal fremlægges i original for Skibsregistret.

Hvis skibet på et tidspunkt har været optaget i et udenlandsk skibsregister eller indføres fra udlandet, skal der kun indsendes dokumentation tilbage til den, der var registreret som ejer i det udenlandske skibsregister, da skibet blev slettet derfra.

Hvis skibet på et tidspunkt er indført til Danmark fra udlandet, men ikke har været optaget i udenlandsk register, skal der fremlægges en ikke-registreringsattest fra relevant udenlandsk register/re. Der skal alene fremlægges dokumentation for danske ejere af skibet fra og med det tidspunkt, hvor det senest blev indført i dansk register.

Når den registrerede ejer af et skib skifter adresse, skal det anmeldes til Skibsregistret - send en e-mail til srg@dma.dk.

Bemærk, at skibsregistret ikke kan registrere den nye adresse, før den er registreret i CPR eller CVR.

Ændringen bliver så registreret og du modtager et nyt nationalitetsbevis.

Ny blanket kommer snarest - indtil da brug Anmeldelsesskema erhvervsskibe til dansk flag (fælles anmeldelsesskema)

Når Søfartsstyrelsen får denne blanket, tildeles skibet et kontrolnummer (Official Number) og et sæt kendingsbogstaver. Der gælder ingen særlige krav til, hvem der kan skrive blanketten under på rederiets vegne. I forbindelse med indsendelsen oprettes også et skibsblad for skibet.

Indsend gerne blanketten så tidligt som muligt, så syn mv. kan blive planlagt.

Hvis et erhvervsskib, herunder et fiskeskib, som ønskes registreret i DAS, DIS eller FTJ med en udenlandsk ejer, skal der i forbindelse med optagelsen i DIS fremlægges original erklæring om opfyldelse af aktivitets- og kontaktbetingelsen (Link blanket II 16 – 19)(Nye blanketter kommer snarest )(Find de nuværende blanketter under overskriften "Registreringsanmeldelser for udenlandsk rederi" her: Enkeltmandsrederi - EU/EØS-borger (R11)

• Udenlandsk-partrederi (R12)
• Udenlandske-selskaber med begrænset ansvar (R13)
• Udenlandske-selskaber uden begrænset ansvar (R14)

underskrevet af ejer/tegningsberettigede for ejeren, ligesom blanketten skal underskrives for tegningsberettiget for den, der opfylder aktivitets- og kontaktbetingelsen.

Underskrives blanketten originalt på vegne af skibets ejer, skal den originale blanket indleveres til Skibsregistret. De danske underskrivere kan underskrive på den fysiske blanket eller underskrive en identisk udfyldt blanket med MitID, når blot der ved anmeldelsen af begge blanketter gøres opmærksom på, at blanketten er underskrevet dels originalt dels med MitID.

Se mere under siden 'Udenlandsk skibsejer'

Når et skibet er registreret eller registreret med frist, kan der udstedes et endeligt nationalitetsbevis til skibet. En af de oplysninger, som det endelige nationalitetsbevis indeholder, er en kort tekst, der beskriver det sted i skibets indvendige, faste konstruktion, hvor kendingsbogstaverne er påmærket.

Du skal derfor sende os en e-mail, srg@dma.dk eller et brev, hvor påmærkningsstedet (be)skrives med en kort tekst. Vi kan først udstede det endelige nationalitetsbevis, når vi har denne oplysning.

Eksempel på tekst: ”på den indvendige side af den agterste tværbjælke”.

Målebrevet (Tonnage Certificate) skal være udstedt af en skibsmåler, der er autoriseret af Søfartsstyrelsen, herunder et af de klassifikationsselskaber, der er autoriseret af Søfartsstyrelsen.

I tilfælde af indflagning af skib fra udlandet kan der først indsendes kopi af Internationalt målebrev udfærdiget af en ikke dansk autoriseret måler. Inden 3 måneder efter registrering er sket, skal der udfærdiges målebrev til skibet af en dansk autoriseret måler.

Efter den 16. januar 2023 vil alle danske målebreve blive udstedt direkte i DSRG, Selvbetjeningsløsningen af den autoriserede danske skibsmåler.

Hvis du skal bruge et fysisk målebrev skal du kontakte måleren.

I forbindelse med optagelse af et skib skal ejeren registreres i Skibsregistret som rederi.

Der findes flere forskellige blanketter til anmeldelse af rederi, afhængig af, hvilken juridisk konstruktion ejer af skibet har. Er ejeren f.eks. en dansk forening, er det blanket II, 25, som skal udfyldes. Link til blanket 25 – hjemmesiden) (Ny blanket kommer snarest) (Link til Interessentskab, kommanditselskab, forening, fond eller stiftelse (R4)

Se hvem der kan underskrive blanketter på siden 'Hvem kan underskrive blanketter'.

Der findes flere forskellige blanketter til anmeldelse af skib afhængig af, hvilket register skibet ønskes optaget i, se blanket II 1 – 6 (Link til hjemmesiden blanket II 1 – 6.) (Nye blanketter kommer snarest) (Link til Registreringspligtigt skib (S1)

• Skib under bygning (S2)
• Ikke-registreringspligtigt skib (S3)
• Skib i Fartøjsfortegnelsen (S8)
• Dansk Internationalt Skibsregister (S21)

Indsendelse af en underskrevet blanket er anmeldelse af skibet til i DAS, DIS eller Fartøjsfortegnelsen.

Hvis du anmelder et fritidsskib eller ikke allerede har indsendt Blanket om anmeldelse af erhvervsskib til dansk register, er det nu, at der tildeles skibet et kontrolnummer (Official Number) og et sæt kendingsbogstaver, og oprettes et elektronisk skibsblad for skibet.

Se hvem der kan underskrive blanketten på siden 'Hvem kan underskrive blanketter'.

Er et skib allerede registreret i et andet lands skibsregister, skal skibet slettes fra dette register, før det kan optages i et dansk register.

Der skal som dokumentation fremlægges en udslettelsesattest (Certificate of Deletion) fra dette andet lands register, som viser, at skibet ikke længere er registreret, samt at skibet er frit for panterettigheder og andre hæftelser (free from registered mortgages and encumbrances).

Attesten skal være udstedt af skibsregistreringsmyndigheden i det land, som skibet var registreret i umiddelbart før optagelsen i et dansk register.

Der stilles normalt ikke krav om, at udslettelsesattester skal være legaliserede eller apostillerede.

Udslettelsesattesten skal forevises skibsregistret i original form, før skibet kan blive endeligt optaget. Bemærk, at digitalt verificerbare udslettelsesattester, normalt accepteres som originale og derfor kan sendes til Skibsregistret som en fil på e-mail.

Hvis alle andre krav for registrering er opfyldt, bortset fra at skibsregistret ikke har modtaget original udslettelsesattest, er der mulighed for at skibet kan registreres med frist på 7 arbejdsdage, på grundlag af en kopi af udslettelsesattesten. Anmelder skal anmode om registrering med frist. Anmodning kan afgives på e-mail. Hvis 7-dages fristen overskrides indebærer det at skib og evt. pant udslettes af dansk register. Skibsregistrator kan dog efter anmodning og under særlige omstændigheder forlænge fristen.

Registrering med frist bruges normalt kun, hvis der skal registreres pant i skibet i forbindelse med optagelsen. Hvis der ikke skal registreres pant vælges som oftest, at få udstedt et midlertidigt nationalitetsbevis indtil den originale attest er modtaget i Skibsregistret.

Skibsregistret har også mulighed for at udstede et midlertidigt nationalitetsbevis til et skib, der er anmeldt på grundlag af kopier af de dokumenter, der normalt kræves for registrering.

Hvis den udenlandske skibsregistrerings myndighed, ikke udsteder udslettelsesattester, kan der normalt i stedet fremlægges en legal opinion fra en autoriseret advokat i det pågældende land, som kan bekræfte, at sådan attest ikke udstedes. Det må samtidig konkret aftales med Skibsregistret, hvordan det i stedet bekræftes, at skibet ikke er registreret og at det er frit for hæftelser.

Hvis der er tale om et nybygget skib, som ikke har været registreret før optagelsen, skal der i stedet for en udslettelsesattest fremlægges en attest fra skibsregistreringsmyndigheden i det land, hvor skibet er bygget, som viser, at skibet ikke har været registreret der.

Der stilles normalt ikke krav om, at ikke-registreringsattester skal være legaliserede eller apostillerede.