Hvad er digital skibsregistrering og hvad indebærer det?

Fra og med den 16. januar 2023 vil skibsregistrering i Danmark være digitaliseret. Det betyder bl.a., at skibsejere og panthavere selv skal eller kan anmelde digitale dokumenter til registrering i et af de danske skibsregistre eller fartøjsfortegnelsen. Blandt meget andet er det forventningen, at mange kunder vil opleve en kortere behandlingstid fra anmeldelse til registrering. Dette skyldes naturligvis, at en del registreringer kan ske automatisk. Men det forventes også at ville skyldes, at behovet for berigtigelse af anmeldelser vil falde meget.

Anmeldelser og registrering sker ikke længere på en dato, men på dato og klokkeslæt. Anmeldelsestidspunkt opnås på alle digitale anmeldelser, når anmeldelsen er modtaget i DSRG, Selvbetjeningsløsningen. For anmeldelser som sker uden om DSRG, Selvbetjeningsløsningen sker anmeldelse, når Skibsregistret lægger anmeldelsen ind i DSRG, Selvbetjeningen. I Bekendtgørelsen kan du læse mere om anmeldelsestidspunkter i kapitel 5.

Overgangen til digitale pantedokumenter sker den 16. januar 2022. Alle pantedokumenter dematerialiseres herefter løbende af Skibsregistret i takt med, at dokumenterne indsendes til registrering af ændringer eller alene for at blive digitaliserede.

For ejerpantebreve gælder det særlige, at de alle skal være digitaliserede 5 år efter overgangen til digital skibsregistrering. Alle ejerpantebreve, som ikke er digitale eller dematerialiserede efter det tidspunkt, vil blive dematerialiserede og digitaliserede af Skibsregistret. Der kan som noget nyt registres underpant i digitale eller dematerialiserede ejerpantebreve fra og med den 16. januar 2023.

Attester kan bestilles og betales i DSRG, Selvbetjeningen med betalingskort døgnet rundet – og du modtager det bestilte straks efter betaling. Har du ikke MitID kan du som hidtil bestille og betale attester ved henvendelse til Skibsregistret. Alle skal fortsat bestille ikke-registreringsattester og kopier af papirdokumenter på mail srg@dma.dk og betale med bankoverførsel.

Du kan udstede fuldmagter i DSRG, selvbetjeningen, du kan anvende Skibsregistrets blanket II, 24 (blanketten udarbejdes snarest) – men du kan også indsende papirfuldmagter, som hidtil.

Hvis du har spørgsmål eller gerne vil have en forhåndsudtalelse om et dokument, er du som altid velkommen til at kontakte Skibsregistret på srg@dma.dk

Alle som kan få MitID skal fremover anmelde digitalt i DSRG Selvbetjeningsløsningen. Alle som ikke kan få MitID kan anmelde ved brug af papir, men kan ved at give fuldmagt til en person, som har MitID alligevel foretage digital anmeldelse.

Hvis en underskriver eller en anmelder ikke kan få MitID, som indtil videre er den eneste digitale underskrift, der kan godkendes og verificeres i DSRG, Selvbetjeningsløsningen, så kan anmeldelse ske som hidtil ved brug af papir, men efter de nye regler. De som ikke kan få MitID er langt overvejende udlændinge. Alle som ikke kan få MitID kan give fuldmagt til en person som har MitID og som så kan anmelde og underskrive for dig eller dit selskab.

Hvis du selv har MitID kan du ikke anmelde på papir ved at vælge en anmelder, som ikke har MitID.

Rent praktisk betyder digitaliseringen, at rettigheder og pligter, som hidtil har været stiftet i et fysisk dokument, nu stiftes i DSRG, Selvbetjeningsløsningen.

Før den 16. januar 2023 har Skibsregistret krævet, at den som ville registreres som ejer af et skib, skulle fremlægge dokumentation i form af et originalt adkomstdokument til skibet. Dokumentet skulle være underskrevet af sælger og vitterlighedsvidner skulle bekræfte sælgers underskrift, identiet og myndighed.

Nu skal sælger i DSRG, Selvbetjeningsløsningen underskrive på oplysningerne om skibet og hvem det overdages til. Systemet kontrollerer så, at de parter som indgår i overdragelsen, er dem der har skrevet under, og at det er sket med MitID. Registreringen sker så enten automatisk straks efter den sidste af de krævede underskrifter er modtaget og anmeldelsen er sendt med anmodning om registrering eller det sker efter Skibsregistret har været inde og manuelt verificere dele af det anmeldte. Se oversigt over automatisk eller manuelregistrering under punkt 6 her.

Anmeldelser, hvor alle involverede parter er danske eller har MitID, kan ske rent digitalt.

Du skal være opmærksom på, at selvom du har MitiD, så vil der være situationer, hvor ikke alle parter, som skal underskrive digitalt, har MitID og derfor kan anmeldelsen kun delvist foretages digitalt og anmeldelsen skal behandles manuelt.

Først og fremmest kan du finde vejledninger til alle former for anmeldelser her og du kan finde vejledninger bl.a i nederste venstre hjørne på forsiden af DSRG, Selvbetjeningsløsningen.

Den som starter en anmeldelse ved at logge ind med MitID på shipregistration.dma.dk kaldes ”anmelder”. Anmelder skal lægge alle de krævede oplysninger ind i systemet. Når anmeldelsen er færdig, skal anmeldelsen underskrives af de relevante parter. Det sker ved, at anmelder i DSRG, sender en invitation, til hver af de som skal underskrive. De modtager så en invitation i MitID, til at underskrive. Anmelder får en mail notifikation, når alle underskrifter er afgivet. Anmelder kan så fortsætte eller ekspedere anmeldelsen til Skibsregistret.  

Helt overordnet er systemet bygget op i forskellige ”flows”. Det betyder, at du undervejs i anmeldelsen skal give nogle oplysninger, og afhængigt af de oplysninger/svar du giver bliver du ført videre i flowet.

De forskellige flows afspejler, hvad det er der ønskes registreret. Afhængig af, hvad man vil anmelde, skal man så vælge det relevante flow. Der er således flow for pant, flow for rådighedsbegrænsninger og et flow, som både dækker matrikulære forhold og ejerrettigheder.

Hvis du tidligere har beskæftiget dig meget med anmeldelser til Skibsregistret er det nyttigt at holde for øje, at systemet her virker efter en lidt anden systematik end den hidtidige. Det vurderes dog som praktisk at have lagt alle oplysninger om såvel skib som ejer sammen i et flow. På den måde undgås de mange gentagelser, som er nødvendige i skibsregistrets papirblanketter med anmeldelse af skib og ejer.

Der findes ikke et felt, som hedder matrikulære oplysninger. Matrikulære oplysninger findes dog stadig. Det er de oplysninger, som vises i det med gult indrammede tekstfelt øverst på siden, når et skib åbnes i DSRG. Selvbetjeningen. På samme måde står de matrikulære oplysninger som det øverste på visningen af Skibsbladet.

Der er enkelte anmeldelser, som kun kan ske uden om DSRG Selvbetjeningsløsningen. Det drejer sig om:

1) Anmeldelse af hyppige registerskift, der som hidtil skal anmeldes på en blanket, II nr. 20 (Ny blanket kommer snarest).
Blanketten kan underskrives med MitID. En sådan anmeldelse behandles manuelt.

2) Anmeldelse om, at et skib, som er anmeldelses/registreringspligtigt skib, jf. Søloven § 10, stk. 3, vil blive registreret i et ikke-dansk register, jf. Søloven § 17, stk. 5. Dette skal anmeldes til Skibsregistret på ”Erklæring om dansk ejers registrering af skib under fremmed flag”. Blanketten, nr. II, 21 (Ny blanket kommer snarest) kan underskrives med MitID, men du finder den nu på Søfartsstyrelsens hjemmeside under blanketter. En sådan anmeldelse behandles manuelt. Bemærk at den samme blanket anvendes uanset om skibet udslettes af dansk register med henblik på registrering i fremmed register, eller om skibet aldrig har været registreret i et dansk register.

Fuldmagter til brug for registreringer i skibsregistret kan anmeldes i DSRG, Selvbetjeningsløsningen ved brug af MitID, men kan af alle også anmeldes som et originalt papirdokument. En anmeldt fuldmagt kan trækkes tilbage i DSRG, Selvbetjeningsløsningen ved brug af MitID, men kan også trækkes tilbage uden om DSRG, Selvbetjeningsløsningen. De forskellige tilbagetrækningsmetoder indebærer dog et forskelligt retsvirkningstidspunkt for tilbagetrækningen.

Anmelder du et brugt skib til registrering indenfor 30 dage fra det tidspunkt, hvor du har erhvervet det, skal anmeldelse ske digitalt i DSRG og underskrives af ejer og overdrager. Anmeldes skibet mere end 30 dage efter det tidspunkt, hvor du har erhvervet skibet, kan anmeldelsen i stedet ske ved indlevering til skibsregistrator af et originalt adkomstdokument underskrevet af overdrager. Dette er mest relevant for skibe med en BT under 20, som først kan registreres, når de anvendes erhvervsmæssigt.

Anmeldelser, der skal foretages ”på papir”, fordi du ikke kan få Mit-ID

Kravet om digital anmeldelse ved brug af Selvbetjeningsløsningen gælder ikke, hvis en af parterne, der skal underskrive anmeldelsen, ikke kan få en digital signatur. I de situationer skal anmeldelse og originalt underskrevne dokumenter sendes til Skibsregistret, som så anmelder og registrerer i DSRG.

Digitalisering kan i nogle situationer udgøre en stor sårbarhed, nemlig hvis nogle systemer bryder sammen. I sådanne situationer kan du henvende dig til skibsregisteret, hvis din ekspedition haster, og vi vil da se, om vi kan hjælpe dig med vores nødprocedurer.